إدارة المكاتب هي مهنة تتضمن و ظائف اشرافية مكتبيه.
ويقوم العاملون بهذه المهن بالعديد من الدراسات الخاصه،و بناء على نتائج هذه الدراسات الخاصه، فانهم يقومون بوضع التقارير.
و بالاضافة الى ذلك،فهم يقومون ايضا بامداد الادارة بالمدخلات الخاصة بالتطورات الحادثة في السياسات و الاجراءات.
كما تتضمن و ظيفة ادارة المكاتب اعمال اخرى كتقديم الدعم شبة القانونى او صياغة المراسلات المتعلقة بالادارة او جدولة المواعيد او غيرها من المهام.
ان ادارة المكاتب هي عملية ادارية تتضمن معالجة سير العمل و التحكم في توازنة و الحفاظ على هذا التوازن داخل مكاتب الموسسات المختلفة سواء اكانت شركة ام عملا تجاريا، و سواء اكان حجم هذه الموسسات صغيرا ام كبيرا، و هو ما يعد ضروريا لتقديم افضل خدمة للاشخاص ذوى المصلحة الكبيره.
المهام الرئيسه يعد مدير المكتب منسقا لنظام العمل.
كما انه مسئول عن تخطيط الجانب المكتبى بالموسسة و ادارتة و التحكم فيه، بما في ذلك الاعداد و التواصل و التنسيق و تخزين البيانات لدعم الانتاجية و العمليات الاساسية الاخرى لاية موسسة صناعيه.
هذا بالاضافة الى مشاركتة في كثير من الاحيان في التسويق.
كما انه يوكل الية ايضا مهام مراقبة سير العمل، فضلا عن تقييم النتائج.
و تهدف نتائج العمل الى رضا ما يمكن ان يطلق عليه النظام النهائى المستلم، مثل الزبون و العميل و الاقسام الاخرى.
وعلاوة على ذلك، يقوم مدير المكتب بتنسيق المهام الرئيسيه، عن طريق اصدار العديد من التعيينات لقضاء هذه المهام.
و عادة ما يقوم مدير المكتب بقيادة و ادارة فريق من السكرتارية او الموظفين الاداريين.
كما يتولي توزيع المهام داخل القسم، و تلقي دائما على عاتقة المهام الاكثر تعقيدا.
وتتضمن و ظيفة ادارة المكاتب و المهام المعتادة المتعلقة بها مزيجا من الوظائف التاليه:
- وضع الميزانية و تنفيذها
- عمليات الشراء
- امساك الدفاتر
- الموارد البشريه
- المحاسبه
- الطباعه
- ادارة السجلات
- ادارة النماذج
- سجل بيان الرواتب
- ادارة المنشات
- ادارة المكان
- ادارة المخاطر
- ادارة المنح
- العمل الايجابي و فرص التوظيف المتكافئه
- الاتصالات و تكنولوجيا المعلومات
- مراقبة ادارة الصحة و السلامة داخل مكتب العمل
- مساعدة كبار المديرين في تحديد احتياجات الصحة و السلامة داخل اقسامهم المختلفه.
- تحمل مسئولية عملية تسيير الاعمال اليومية بالمكتب.
- التنسيق مع كبار المديرين للتاكد من توفر معدات تقنية المعلومات المناسبة لطاقم العمل بالقطاع.
- ادارة مجموعة من الميزانيات و التي تتضمن السكن و الصحة و السلامة للشركه.
- القيام باعمال التخطيط و التشاور و الادارة الخاصة بحركة التنقلات المكتبية في القطاعات و الوحدات الاخرى داخل القسم.
- ومع مراعاة تنوع المهام الوظيفيه، من المتوقع ان يتمتع مدير المكتب بالعديد من المواهب.
- و تكمن بعض الكفاءات التي من المتوقع ان يتمتع بها في مهارات حل المشكلات و اتخاذ القرارات و النزاهة و الحزم و المرونة في الوقت نفسه،بالاضافة الى الدقة و القدرة على العمل تحت ضغط.